Finanzas para médicos: 5 consejos para organizar las cuentas de su consulta

Tener que administrar sus propias finanzas, ya sea para su consulta particular o trabajando para otro, es una necesidad constante en el día a día de los especialistas médicos. Pero, a pesar de ser una actividad básica, la gestión financiera es un desafío para muchos profesionales de la salud. Al fin y al cabo, las formaciones de medicina y de otras prácticas de la salud raramente abordan este tema.

Sin embargo, es necesario recordar que los consultorios también son empresas. Por eso, más allá de dominar los conocimientos técnicos del área y ofrecer una atención de calidad, un negocio de salud que espera mantenerse competitivo en el mercado y lograr sobrevivir a las crisis necesita cuidar correctamente de sus finanzas.

Si está teniendo dificultades en ese asunto o simplemente le gustaría ampliar sus conocimientos, continúe leyendo y encuentre consejos valiosos que le ayudarán en la gestión financiera de su consulta. 

¿Cuál es la importancia de las finanzas para los especialistas y su consulta médica?

En grandes instituciones de salud, como hospitales o policlínicas, es común que exista un equipo especialmente dedicado a la parte financiera. En una consulta médica privada, por otro lado, muchas veces son los propios médicos los que acumulan este tipo de funciones, pasan a cuidar de las cuentas y no siempre saben cómo hacerlo de la mejor manera.  

Dada la sobrecarga de visitas y diversas actividades de gestión, los profesionales de la salud pueden acabar dejando esta tarea tan esencial de lado, perdiendo un poco la noción de cuáles son sus principales gastos, cuánto están produciendo o si están teniendo pérdidas. Es ahí cuando comienza a surgir un problema. 

Un negocio que no presta la debida atención a las finanzas puede traer como consecuencias el olvido o desconocimiento de pagos de impuestos y hasta la elaboración de proyección de gastos y ganancias, obteniendo como resultado una gran falta de previsibilidad, además de posibles intereses y multas.

¿Cómo organizar las cuentas? 5 consejos de finanzas para médicos

1. Mantenga separados los gastos personales y profesionales

Mezclar las cuentas personales con las profesionales es un error muy común, principalmente para quien está abriendo un consultorio y dando los primeros pasos como profesional autónomo. 

Al visualizar sus cuentas, ¿consigue diferenciar cuáles corresponden a gastos suyos y cuáles son de la consulta? 

Para tener una mayor noción de sus ganancias es necesario que consiga separar estos dos tipos de gastos. Esta acción será beneficiosa tanto para las cuentas de la empresa como para sus cuentas personales, ya que así podrá tener un idea de su capital mensual sin comprometer las cuentas de la empresa.  

El primer paso es abrir una cuenta bancaria para su consulta. Existen diversas entidades que ofrecen ventajas por formar parte del colectivo sanitario. Después, podrá establecer un tipo de “salario” mensual que podrá retirar cada cierto tiempo.

2. Registre el flujo de caja

Registrar las sumas que entran y salen de la caja es esencial para cualquier empresa. El flujo de caja sirve para conocer los activos (ganancias) y pasivos (gastos) que tiene un negocio en un determinado período de tiempo. 

A través de este registro de todas las transacciones financieras, podrá proyectar y calcular el saldo del consultorio, además de mantener el capital de trabajo, es decir, la diferencia entre los recursos disponibles y la suma de los gastos que deben pagarse.

Deberá incluir en su flujo de caja todo lo que recibió y todo lo que pagó, incluso cuando le parezca una cantidad poco significativa o pequeña.

Esta también es una excelente forma de saber cuáles son sus principales fuentes de ingreso y cuáles son los servicios o procedimientos que le generan mayores ganancias.

¿Sabe de dónde viene todo el dinero que entra en su consultorio? Identificar esas actividades, servicios o procedimientos que le generan mayores ingresos, así como los perfiles de los pacientes, le permitirá planificarse mejor para realizar futuras inversiones.

3. Conozca sus costes fijos y variables

Para tener mayor control de las finanzas de su consulta, el médico también necesita entender la diferencia entre costes fijos y variables. Conocer estos dos conceptos le permitirá prever futuros gastos de su empresa y programar sus próximos meses.  

Los costes fijos son todos aquellos que no están directamente relacionados con el número de pacientes atendidos, pero que están presentes todos los meses, como el alquiler de la consulta o el salario de su equipo de trabajo. Por otra parte, los costes variables cambian de acuerdo al número de pacientes y procedimientos realizados, incluyendo, por ejemplo, materiales desechables y medicamentos. 

Si observa que compró determinada cantidad de materiales en los últimos meses, por ejemplo, puede suponer que una cantidad parecida será necesaria para los meses siguientes. De esta forma, puede programarse para realizar una comprar más grande o elegir hacerla con frecuencia trimestral o semestral, así también aumentarán las posibilidades de conseguir un descuento con los proveedores.

4. Adelántese a los imprevistos

Los imprevistos ocurren y, cuando esto pasa, la mejor manera de prevenirlos es teniendo una reserva financiera. Esa es una regla de oro que vale tanto para su vida personal como profesional, y es de gran importancia para ambos casos.  

Su reserva financiera puede estar en una cuenta de ahorro de la empresa, aunque también existen inversiones simples que rinden un poco más. 

Eso va a permitir que la empresa se mantenga incluso en caso de imprevistos, como por ejemplo, la reducción del número de pacientes ocasionada por la pandemia de COVID-19. 

De hecho, si está bien organizado, parte de ese dinero también podrá ser invertido en otras acciones para promover el crecimiento de su consulta, como invertir en marketing para aumentar la adquisición de pacientes o mejorar la experiencia de sus pacientes.

5. Reúna todos los datos en un solo lugar

Contar con un banco de datos con sus registros financieros es la mejor manera de controlar los resultados de la consulta.  

Facturación, número de consultas reservadas, porcentaje de pacientes nuevos y recurrentes en determinado período, pagos realizados y pendientes... Todos esos detalles impactan directamente en sus finanzas, y tener a mano esa información le permitirá tomar mejores decisiones de negocio.

¿Pero cómo obtener esos datos? Sacarlos manualmente puede llevarle un buen tiempo y aún así, están sujetos a errores humanos. Por eso, es mejor contar con una herramienta diseñada especialmente para ayudarle a gestionar las finanzas del consultorio. 

Con la herramienta Informes de la Agenda online de Doctoralia podrá visualizar esos y muchos otros datos:

• Citas según su origen
• Citas con nuevos pacientes versus pacientes recurrentes
• Evolución de sus ingresos
• Porcentaje de ausentismo y citas canceladas
• Porcentaje de citas según el tipo de servicio
• Citas según tratamientos, servicios o aseguradoras médicas
• Control de gastos
  ¡Y más!

Este panel de control le permite monitorizar sus ingresos generando informes de la consulta en tiempo real y de forma muy visual. Además, podrá personalizar y filtrar los datos de acuerdo con sus preferencias y exportarlos de forma rápida e intuitiva.

Recuerde mantener separados los gatos personales y del negocio, registrar el flujo de caja, controlar los costes fijos y variables, adelantarse a los imprevistos y contar con una herramienta que le muestre todos los datos relevantes sobre su consulta en un mismo lugar y de forma visual.

¿Qué le han parecido estos consejos básicos para gestionar de forma más eficiente los costes de su consulta? Si le ha resultado interesante, comparta el contenido con otros especialistas. 😊